Welke documenten moet je (verplicht) bewaren in je personeelsdossier?

Naast dat je sommige personeelsdocumenten verplicht in je administratie moet bewaren, raden wij een goed personeelsdossier altijd aan. Wat houdt een goed personeelsdossier dan in?

Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens die nodig zijn voor de verwerking van bijvoorbeeld de salarisadministratie, maar ook gegevens waarop beslissingen van de werkgever over de werknemer zijn berust (aantonen van beslissingen). Voor het verwerken van persoonsgegevens moet de werknemer toestemming geven. De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid, nauwkeurigheid en bruikbaarheid van de gegevens.

De gegevens moeten op een veilige plek worden bewaard bij de standplaats van werkgever. Of bij het salariskantoor, indien toestemming is verkregen vanuit de Belastingdienst. Gegevens mogen niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Als werkgever moet je dus passende beveiligingsmaatregelen treffen. De werknemer heeft m.b.t. deze gegevens recht op inzage. De werknemer heeft ook recht om te verzoeken gegevens die feitelijk onjuist zijn uit het dossier te laten verwijderen.

In onderstaande overzicht zijn mogelijke documenten opgenomen. Het wil niet zeggen dat alle documenten voor iedere werkgever van toepassing zijn.

Soort Document Verplicht Aan te raden
Categorie: Persoonlijke gegevens
NAW-gegevens V
Kopie ID (voor- en achterkant) V
Kopie BSN V
Sollicitatiebrief en CV V
Getekende loonheffingsverklaring V
Kopie diploma’s V
Getuigschriften V
VOG V
Werk- of verblijfsvergunning V
Categorie: Contracten en arbeidsvoorwaarden
Aanstellingsbrief V
Getekend contract en getekende wijzigingsbrieven V
Getekende verlengingen
Akkoordverklaring personeelshandboek V
Geheimhoudingsverklaring V
Pensioenregeling V
Onderbouwing kostenvergoedingen / uitkeringen V
Bonus en andere regelingen V
Documentatie ter beschikking gestelde
Arbeidstijdenregistratie V
Verlofoverzicht V
Verloop arbeidsrelatie V
Andere verklaringen / machtigingen V
Gebruikersovereenkomsten V
Categorie: Functioneren en beoordelen
Functieomschrijving V
Salarisindeling V
Verslagen gesprekken / ontwikkelplannen V
Afspraken en overzicht loopbaan V
Gevolgde cursussen en opleidingen V
Categorie: Ziekteverzuim
Verzuimfrequentie V
Aanpassingen werkplek V
Categorie: Diversen en bijzonderheden
Persoonlijke werkaantekeningen werkgever V
Correspondentie met werknemer V
Waarschuwingen V
Categorie: Salarisgegevens
Loonstaat waaruit loonheffingen blijken
Loon in natura V V
Afdrachtsverminderingen V
Personeelsleningen V

 

Aandachtspunten werkgever:
– Gebruik voor iedere werknemer dezelfde indeling in je personeelsdossier.
– Bewaar geen: medische gegevens, genetische gegevens en gegevens over lidmaatschap van een vakbond, lichamelijke- en geestelijke gezondheid.
– Schoon de dossiers jaarlijks op.
– Als gegevens gewijzigd worden (denk aan loonheffingsverklaring), bewaar ook de voormalige gegevens. De Belastingdienst kan namelijk tot 5 jaar terug naheffen.

De bewaartermijn zijn als volgt:
– 4 weken na einde sollicitatieprocedure voor sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten.

Dit mag langer zijn, mits de kandidaat expliciet toestemming geeft. Na een jaar mag je hen opnieuw benaderen voor het verlengen van hun toestemming en het actualiseren van hun gegevens.
– 7 jaar voor gegevens uit de salarisadministratie.
– 5 jaar na het einde van de dienstbetrekking voor documenten als LH-verklaring, kopie ID en werk- en verblijfsvergunning.
– 2 jaar voor alle overige informatie.

Heb je ondersteuning nodig bij het opstellen van jouw personeelsdossier(s), neem contact op met de consultants van Prima Werk en Mens via info@primawerkenmens.nl of 0493-322948.