Alle vergoedingen die met personeel te maken hebben vallen onder de werkkostenregeling. Van de koffie op de zaak tot aan kerstpakketten, sportabonnementen, laptops etc.

De WKR heeft 3 onderdelen:

  • Nihilwaardering.
  • Gerichte vrijstelling.
  • Vergoedingen/verstrekkingen in de vrije ruimte.

Nihilwaarderingen zijn vergoedingen die nodig zijn om het personeel hun functies goed uit te kunnen laten oefenen. Deze vergoedingen vallen niet in de vrije ruimte van de WKR, maar mogen onbelast vergoedt worden. Enkele voorbeelden van nihilwaarderingen:

  • Verteer van werknemers (geen maaltijden) denk aan koffie, thee, frisdrank, fruit etc.
  • Inrichting van de werkplek; denk aan een computer, bureau, telefoon.
  • Parkeren op werkplek bij bedrijf.
  • Ter beschikking gestelde Ov-kaart.
  • Verstrekken van beschermingsmiddelen; denk aan veiligheidsbril, werkschoenen etc.
  • Verstrekken van werkkleding indien deze de werkplek niet verlaat of met een bedrijfslogo van minimaal 70 cm2.
  • Personeelsfeest op het bedrijf.

Gerichte vrijstellingen zijn een aantal uitzonderingen die ook buiten de vrije ruimte vallen. De vergoedingen moeten dan wel hoofdzakelijk een zakelijk karakter hebben. Hieronder enkele voorbeelden:

  • Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer à € 0,19 per km.
  • Maaltijden bij overwerk/koopavonden.
  • Studiekosten/cursussen/vakliteratuur.
  • Extraterritoriale kosten.
  • Kosten voor tijdelijk bedrijf.
  • Zakelijke telefoon/laptop/tablet (mits tenminste 90% zakelijk gebruik).

In de vrije ruimte mag je in principe alles onbelast vergoeden. Het is wél belangrijk dat je binnen deze vrije ruimte blijft (dus 1,2% van de fiscale loonsom*). Als je de vrije ruimte overschrijdt, betaal je 80% eindheffing over het bedrag wat boven de vrije ruimte komt.

Verstrekkingen/vergoedingen die onder de vrije ruimte vallen zijn bijvoorbeeld:

  • Personeelsfeest buiten het bedrijf.
  • Kerstpaketten.
  • (Verkeers-)Boetes die niet op het loon zijn ingehouden bij de werknemer.
  • Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer boven € 0,19 per km.
  • Fiets.
  • Verjaardagscadeaus/geschenken bij jubilea.
  • Bonussen (voor zover gebruikelijk, niet meer dan € 2.400,-)

Hierboven staan slechts enkele voorbeelden benoemd, maar er zijn nog talloze andere vergoedingen. Op de site van de Belastingdienst staan meer voorbeelden.

Het is belangrijk dat je in januari een goed overzicht hebt van de totale personeelskosten die je hebt gemaakt in het voorgaande jaar. Zowel nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen en de vergoedingen in de vrije ruimte moeten duidelijk zijn aangewezen in de WKR. In de loonaangifte van januari moet de eindheffing worden opgenomen als de vrije ruimte is overschreden.

Heb je hulp nodig bij het opstellen van de werkkostenregeling, neem dan contact op met één van onze salarisadviseurs.

*Vanaf 2020 verandert dit percentage naar 1,7% over de eerste € 400.000,- van de loonsom. Voor alles boven de € 400.000,- geldt het oude percentage van 1,2%

Link naar deze site: https://www.belastingdienst.nl/bibliotheek/handboeken/html/boeken/HL/thema_s-gerichte_vrijstellingen_nihilwaarderingen.html